Od 1 września 2019 roku wchodzą w życie zapisy znowelizowanej Instrukcji tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego. Dodatkowo, aby ułatwić składanie zgody na przynależność do ZHP i deklaracji członkowskich, uruchomiony został serwis internetowy, gdzie będzie można w sposób elektroniczny wypełnić i przesłać odpowiednią zgodę.
Jak to działa?
Kandydatowi na członka ZHP (16+) lub jego rodzicom/opiekunom prawnym (16-) należy podać:
- adres do strony deklaracja.zhp.pl,
- nazwę chorągwi, hufca i pełną nazwą jednostki,
- służbowy adres e-mail drużynowego/właściwego komendanta (w chmurze Office365 ZHP).
Podczas wypełniania należy te dane wpisać we wskazanych miejscach. W załączeniu znajduje się proponowany tekst i szablon z miejscami na uzupełnienie wyżej wskazanych informacji, który drużynowi po uzupełnieniu mogą przekazać rodzicom.
Wypełniony formularz w postaci wiadomości e-mail trafi na adres wypełniającego deklarację/zgodę, adres drużynowego oraz adres służbowy hufca (w domenie *zhp.pl).
Deklarację/zgodę należy „zapisać jako pdf” i przechowywać w sposób elektroniczny w chmurze Office365 ZHP.
Jakie zmiany wprowadza znowelizowana instrukcja?
Główną zmianą w stosunku do poprzedniej instrukcji są kwestie związane z RODO. W deklaracji członkowskiej/zgodzie na przynależność zostały ujęte wszystkie (zdiagnozowane w ciągu roku stosowania zapisów RODO) kwestie, w których potrzebne były odrębne klauzule i zgody. Dzięki temu rozwiązaniu nie będzie konieczne umieszczanie dodatkowych klauzul np. podczas zbierania zgłoszeń na kursy.
Ten dokument sprawi, że tylko raz na całą obecność w ZHP, będą podpisywane dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych. Podczas najbliższej nowelizacji instrukcji HALiZ zostaną usunięte zbędne klauzule z załączników do kart kwalifikacyjnych. Trudnością, która może się pojawić jest obszerność klauzul w deklaracji członkowskiej/zgodzie na przynależność.
Składanie deklaracji może odbywać się trzema drogami:
- tradycyjną drogą papierową (wówczas do każdego egzemplarza należy dołączyć kompletny wydruk klauzul),
- za pośrednictwem poczty harcerskiej na Office365 – należy przesłać rodzicowi/opiekunowi prawnemu dokument do wypełnienia, a on odsyła drużynowemu czytelny skan/zdjęcie z wypełnionymi danymi i zaznaczonymi polami wyboru (przy wizerunku ma prawo nie wyrazić zgody),
- za pośrednictwem aplikacji deklaracja.zhp.pl.
Deklaracje/zgody mogą być przechowywane przez hufce elektronicznie z wykorzystaniem harcerskiego pakietu Office365, poza tymi zebranymi od rodziców w wersji papierowej.
Ponadto:
- Pojawiły się „kryteria jednostki specjalnościowej” (p. 59-62), określające, pod jakimi warunkami jednostki powinny być uznawane za specjalnościowe (na wniosek specjalnościowców).
- Zmieniły się zasady organizowania biwaków (p. 170-178). Biwak jest teraz traktowany jak normalna forma pracy środowiska, jego przeprowadzenie nie wymaga osobnej zgody z hufca – wystarczy przekazać do hufca określony zestaw danych. (Oczywiście jak każda inna forma pracy, nadal biwak musi być ujęty w planie pracy jednostki, a plan ten jest na początku roku zatwierdzany przez komendę, ale to jest zatwierdzanie sensu wychowawczego działań, a nie szczegółów organizacyjnych).
- W p. 30.1 zmienił się zapis dotyczący warunków mianowania drużynowego, zmiana ta ma tylko charakter intencyjny. Obecnie instrukcja mówi, że drużynowy co do zasady ma mieć 18 lat, choć mianowanie osoby młodszej jest możliwe w uzasadnionych przypadkach (jest to powielenie istniejącego już wcześniej zapisu dotyczącego stopnia instruktorskiego).
- Dopuszczono prowadzenie dokumentacji jednostki w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej trwałości (p. 69 i analogiczne w innych jednostkach).
- Zapisano, że drużynowy i ew. jego opiekun odpowiadają za bezpieczne przetwarzanie danych osobowych (p. 31.1.f, p. 35.4).
- Zapisano, że deklaracje członkowskie należy przechowywać w hufcu, nie w drużynie (p. 68.3) – było to od dawna wiadomo z przepisów prawa powszechnego, chodziło tylko o uspójnienie z nim „Instrukcji”.
